Dataskyddsbeskrivning

Datum för utfärdande: 24.5.2018 
EU:s dataskyddsförordning 2016/679

 

  1. Registeransvariga

Finlands kultur- och vetenskapsinstitut rf
2071105-3
Kalliolinnavägen 4, 00140 Helsingfors

  1. Kontaktperson vid registerärenden

Verksamhetsledare Tove Ekman

  1. Registrens namn

1)    Kontaktuppgiftsregistret. Registret upprätthålls på kontaktuppgifttjänsten Gruppos server
2)    Deltagarlistor för tillställningar

  1. Syftet med och rättslig grund för behandlingen av personuppgifter

1)     Kontaktuppgiftsregistret
För att informera om föreningens och kultur- och vetenskapsinstitutens verksamhet och evenemang samt hålla kontakt med intressenter.

2)    Deltagarlistor för tillställningar
För att ordna tillställningar och nätverka med deltagare.

Den rättsliga grunden för att behandla uppgifterna i de ovan nämnda registren baserar sig på legitimt intresse. Personuppgifterna behandlas för att möjliggöra verksamheten.

  1. Registrets datainnehåll

1)     Kontaktuppgiftsregistret
Personens basuppgifter som namn, yrkestitel, organisation, e-postadress, i vissa fall även postadress och telefonnummer samt ett potentiellt kontaktförbud.

2)    Deltagarlistor för tillställningar
Personens basuppgifter som namn, yrkestitel, organisation, e-postadress, i vissa fall även tilläggsinformation om tillställningens ämne.

  1. Regelmässiga uppgiftskällor

1)    Kontaktuppgiftsregistret
De som vill kan prenumerera på föreningens nyhetsbrev. Föreningen lägger även till personer i registret som hör till föreningens eller institutnätverkets intressenter för att informera dem om tillställningar eller verksamheten. Uppgifterna fås av personerna i fråga exempelvis genom fysiska möten, visitkort eller e-postmeddelanden. Uppgifter kan även fås genom allmänt tillgängliga internetresurser, tidningar eller på seminarium eller andra möten.

2)    Deltagarlistor för tillställningar
Uppgifterna fås av deltagarna vid tillställningen i samband med deras anmälan.

  1. Regelmässig utlämning av uppgifter

1)    Yhteystietorekisteri
Uppgifterna fås av deltagarna vid tillställningen i samband med deras anmälan.

2)    Deltagarlistor för tillställningar
Uppgifterna lämnas till personer anmälda till tillställningen eller dess deltagare under tillställningen i fråga eller genast efter den.

  1. Dataöverföring utanför EU eller ETA

Uppgifterna överförs inte utanför EU eller ETA.

  1. Principer för skydd av registret

1)    Kontaktuppgiftsregistret
Enbart namngivna personer har tillgång till registret, vilket kräver ett användarnamn och lösenord

2)    Deltagarlistor för tillställningar
De som deltagit i eller anmält sig till en tillställning har tillgång till listan på namn och organisationer. Enbart personalen vid Finlands kultur- och vetenskapsinstitut rf har tillgång till andra uppgifter som deltagarna har lämnat.

  1. Förvaringstid för personuppgifterna

1)    Kontaktuppgiftsregistret
Uppgifterna förvaras tills vidare, tills de inte längre behövs då personen i fråga exempelvis byter arbetsplats eller byter yrkesbeskrivning till sådana uppgifter som inte berör föreningens verksamhet. SKTI uppdaterar registret regelbundet och raderar onödiga uppgifter.

2)    Deltagarlistor för tillställningar
Deltagaruppgifterna sparas efter tillställningen i statistik- och kommunikationssyfte.

  1. Rätt att granska uppgifter

De registrerade har rätt att granska de uppgifter som berör en själv.

1)    Kontaktuppgiftsregistret
Den registrerade kan rikta sin begäran att granska uppgifterna till SKTIs kontaktperson för registerärenden.

2)    Deltagarlistor för tillställningar
Den registrerade har tillgång till listan så länge som den sparas i samband med anordnandet av tillställningen.

  1. Rätt att begära att en uppgift korrigeras

Den registrerade har rätt att begära att en felaktig uppgift korrigeras. Begäran skickas till SKTIs kontaktperson för registerärenden. Svar fås inom en månad efter att begäran har tagits emot och orsaken till möjlig fördröjning meddelas.

  1. Övriga rättigheter i anslutning till behandling av personuppgifter

Den registrerade har rätt att begära att uppgifterna om hen raderas, att motsätta sig behandling av personuppgifter samt att göra en anmälan till tillsynsverket.

  1. Automatisk beslutsfunktion

I registrets används inte en automatisk beslutsfunktion utan separat medgivande.