SKTI:n tietosuojaseloste

Laatimispäivämäärä: 24.5.2018
EU:n tietosuoja-asetus 2016/679

 

  1. Rekisterinpitäjä

Suomen kulttuuri- ja tiedeinstituutit ry
2071105-3
Kalliolinnantie 4, 00140 Helsinki

  1. Yhteyshenkilö rekistereitä koskevissa asioissa

Toiminnanjohtaja Hanna Lämsä

  1. Rekistereiden nimet

1)    Yhteystietorekisteri. Rekisteri sijaitsee kontaktihallintajärjestelmä Gruppo:n palvelimilla.
2)    Tilaisuuksien osallistujaluettelot

  1. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus eli rekistereiden käyttötarkoitukset sekä oikeusperuste

1)     Yhteystietorekisteri
Yhdistyksen ja kulttuuri- ja tiedeinstituuttiverkoston toiminnasta ja tapahtumista informoimista varten, sidosryhmien kanssa yhteydenpitoa varten.

2)    Tilaisuuksien osallistujaluettelot
Tapahtumien järjestämistä ja osallistujien verkostoitumista varten.

Tietojen käsittelyn oikeusperuste em. rekistereissä on oikeutettu etu. Henkilötietoja käsitellään yhdistyksen toiminnan mahdollistamiseksi.

  1. Rekistereiden tietosisältö

1)     Yhteystietorekisteri
Henkilön perustiedot, kuten nimi, ammattinimike, organisaatio, sähköpostiosoite, joissakin tapauksissa myös postiosoite ja puhelinnumero, lisäksi mahdollinen yhteydenottokielto.

2)    Tilaisuuksien osallistujaluettelot
Henkilön perustiedot, kuten nimi, ammattinimike, organisaatio, sähköpostiosoite, joissakin tapauksissa myös tilaisuuden aihepiiriin liittyvät lisätiedot.

  1. Säännönmukaiset tietolähteet

1)    Yhteystietorekisteri
Halukkaat voivat tilata yhdistyksen uutiskirjeen. Yhdistys myös lisää itse rekisteriin henkilöitä yhdistyksen tai instituuttiverkoston toiminnan piiriin kuuluvista sidosryhmistä, joita haluaa informoida tapahtumista tai toiminnasta. Tiedot saadaan henkilöltä itseltään esimerkiksi tapaamisten yhteydessä, käyntikorteista ja sähköpostiviestinnästä. Lisäksi tietoja voidaan saada yleisesti saatavilla olevista internetlähteistä, lehdistä tai esimerkiksi seminaareissa ja muissa tapaamisissa.

2)    Tilaisuuksien osallistujaluettelot
Tiedot saadaan tilaisuuteen osallistujilta itseltään ilmoittautumisen yhteydessä.

  1. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

1)    Yhteystietorekisteri
Tietoja ei luovuteta Suomen kulttuuri- ja tiedeinstituutit ry:n henkilökunnan ulkopuolelle.

2)    Tilaisuuksien osallistujaluettelot
Tiedot luovutetaan tilaisuuteen ilmoittautuneille tai tilaisuuteen osallistuneille tilaisuudessa tai heti sen jälkeen.

  1. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

  1. Rekistereiden suojauksen periaatteet

1)    Yhteystietorekisteri
Pääsy rekisteriin on nimetyillä henkilöillä, ja se vaatii käyttäjätunnuksen ja salasanan.

2)    Tilaisuuksien osallistujaluettelot
Pääsy nimi- ja organisaatioluetteloon on tilaisuuteen osallistuvilla tai siihen ilmoittautuneilla tilaisuudessa. Muihin osallistujien antamiin tietoihin on pääsy vain Suomen kulttuuri- ja instituutit ry:n henkilökunnalla.

  1. Tietojen säilytysaika

1)    Yhteystietorekisteri
Tiedot säilytetään toistaiseksi, kunnes niitä ei tarvita esimerkiksi henkilön vaihtaessa työpaikkaa tai muuten siirtyessä ammatillisesti tehtäviin, jotka eivät ole yhdistyksen toiminnalle läheisiä. SKTI huolehtii säännöllisesti rekisterin päivittämisestä ja tarpeettomien tietojen poistamisesta rekisteristä.

2)    Tilaisuuksien osallistujaluettelot
Osallistujatietoja säilytetään tilaisuuden järjestämisen jälkeen tilastointi- ja yhteydenpitotarkoituksissa.

  1. Tarkastusoikeus

Rekisteröidyillä on oikeus tarkistaa itseään koskevat tiedot.

1)    Yhteystietorekisteri
Rekisteröity voi osoittaa tarkastupyynnön SKTI:n rekisteriyhteyshenkilölle.

2)    Tilaisuuksien osallistujaluettelot
Rekisteröidyllä on pääsy osallistujalistaan niin kauan, kun sitä säilytetään tilaisuuden järjestämisen yhteydessä.

  1. Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää oikaisemaan virheelliset tiedot. Tiedonkorjauspyyntö tehdään SKTI:n rekisteriyhteyshenkilölle. Pyyntöön vastataan kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta tai ilmoitetaan mahdollisesta viivästymisen syystä.

  1. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää poistamaan häntä koskevat tiedot, oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä ja oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.

  1. Automaattinen päätöksenteko

Rekistereitä ei käytetä automaattisen päätöksenteon pohjana ilman erikseen pyydettävää suostumusta.