OHJEITA VAIKUTTAVUUSARVIOINTIA VARTEN

Jos et löydä vastausta kysymykseesi näistä ohjeista, ota yhteyttä Annu Webbiin: .

Jos sinulla on yleistä palautetta kyselyistä tai huomaat esim. teknisen ongelman, ilmoitathan siitä sähköpostitse: 

Yleisiä ohjeita

Ohjeet lomakkeittain

Yleisiä ohjeita

Mitä tietoja kerätään?

Vaikuttavuusarviointikyselyillä SKTI kerää koko instituuttiverkoston toimintaa ja tapahtumia koskevia vaikuttavuustietoja vaikuttavuusarviointia varten.

Kukin instituutti valitsee vuosittain noin 3–5 merkittävää projektia tai toimintakokonaisuutta, joiden kohdalla kyselyt pyydetään täyttämään kaikkien asiaankuuluvien kohderyhmien kohdalla: tekijät, kumppanit, instituutin itsearviointi ja yleisö. Instituutin itsearviointilomake täytetään kaikkien projektin tai toimintakokonaisuuksien kohdalla, joista jotain muitakin tietoja kerätään.

Instituutit ilmoittavat vuosittain erikseen ilmoitettuun päivään mennessä SKTI:lle ne projektit tai toimintakokonaisuudet, joista tietoa tullaan keräämään. Tiedot ilmoitetaan tänne.

Nyrkkisääntö voisi olla, että lomakkeilla kerätään tietoja sellaisesta toiminnasta, jota varten instituutti on perustettu ja jonka kautta instituutti kokee oman vaikuttavuutensa tulevan parhaiten esiin.

Annetut tiedot antavat SKTI:lle vastauksia siihen, miten verkoston määrittelemät ja seurattavaksi valitsemat vaikuttavuustavoitteet toteutuvat instituuttien toiminnan kautta. Samalla instituutit voivat itse käyttää antamiaan tietoja oman toimintansa arviointiin, kehittämiseen ja toiminnan vaikuttavuudesta viestiessään.

SKTI voi lainata anonymisoituja vastauksia instituuttiverkoston vaikuttavuusviestinnässä, vaikuttamistyössä ja toiminnasta raportoitaessa.

Miten tietoja kerätään?

Kullekin sidosryhmälle – tekijä, kumppani, instituutti ja yleisö – on räätälöity oma vaikuttavuusarviointikysely Webropol-järjestelmään. Jokaiselle instituutille on jaettu sidosryhmäkohtaiset kyselylinkit (4 kpl) sekä raporttilinkit (4kpl) kunkin sidosryhmän vastausten seuraamiseen.

Suosittelemme, että instituutit valitsevat omasta henkilökunnastaan vastuuhenkilön, joka vastaa siitä, että tietojen kerääminen toteutuu.

Instituutit vastaavat siitä, että kyselylinkit lähetetään projektin tai toimintakokonaisuuksien asiaankuuluville kohderyhmille välittömästi projektin tai toiminnon päätyttyä.

Kohderyhmien kanssa on hyvä sopia kyselyiden täyttämisestä hyvissä ajoin, esimerkiksi projektikohtaisessa sopimuksessa, jotta kohderyhmät sitoutetaan kyselyn täyttämiseen.

Mikäli projektilla on yleisö, niin sen tavoittaminen kannattaa huomioida varhaisessa vaiheessa, jotta instituutti voi varmistaa, että sillä on käytettävissään tilaisuuden/toiminnon yleisön sähköpostiosoitteet. Joskus yleisö saatetaan tavoittaa ainoastaan yhteistyökumppanin kautta (esim. teatteri, esityspaikka, festivaali). Tämäkin kannattaa huomioida kumppanin kanssa jo sopimusta tehdessä.

Esimerkkiteksti sopimukseen

Yhteistyökumppani sitoutuu projektin päätyttyä täyttämään yhteistyön arviointilomakkeen 1 [linkki lomakkeeseen].

Yhteistyökumppani sitoutuu viestimään projektin yleisölle arviointilomakkeesta 2 instituutin ja yhteistyökumppanin yhdessä sopimalla tavalla. [linkki lomakkeeseen].

Instituutit ovat vastuussa siitä, että sidosryhmät täyttävät lomakkeen. Kullakin instituutilla on käytössä neljä omaa raporttilinkkiä, josta näkee kertyneiden vastausten tilanteen lomakekohtaisesti. Tarvittaessa sidosryhmiä tulee muistuttaa.

Vastaustietojen ja kyselylomakkeiden saavutettavuus

Instituutit näkevät lomakkeiden kautta jätetyt tiedot heille lähetettyjen raporttilinkkien kautta reaaliaikaisesti.

SKTI lähettää raporttilinkit instituutin nimeämälle vastuuhenkilölle sähköpostitse. Kun instituutin nimeämä vastuuhenkilö vaihtuu, päivittää SKTI instituuttikohtaiset linkit raporttilomakkeisiin, jotta tietosuoja turvataan. Tarvittaessa voitte pyytää kysely- ja raporttilinkit uudelleen myös osoitteesta .

Mikäli tarvitsette kyselyjen vastaustiedot excel-tiedostona, voitte pyytää niitä osoitteesta .

Kyselylinkit löytyvät myös Materiaalipankista.

Instituutteja suositellaan tallentamaan kyselylinkit ja raporttilinkit oman organisaationsa tiedostoihin sekä selaimen kirjanmerkkeihin.

Kyselylomakkeiden kielivalikoimaa voidaan kartuttaa tarpeen mukaan. Instituutin tulee itse teettää käännökset ja SKTI lisää ne kielivalikoimaan. Kyselylomakkeiden tekstitiedostot löytyvät Materiaalipankista.

Vastaustietojen analysointi

SKTI kokoaa ja analysoi kyselyjen vastaustietoja verkostotasolla määrittelemällään syklillä (noin kerran vuodessa). Kyselyjen tuloksia ja avovastauksia voidaan käyttää myös juoksevasti vaikuttavuusviestinnässä, vaikuttamistyössä ja toiminnasta raportoitaessa.

Instituutti voi käyttää oman instituuttinsa tietoja oman toimintansa vaikuttavuuden arvioinnissa, vaikuttavuusviestinnässä, vaikuttamistyössä ja toiminnasta raportoitaessa.

Tallenne vaikuttavuusarvioinnin lanseerauksen infotilaisuudesta

[upotus tallenteesta]

Linkit materiaalipankkiin

Instituuttikohtaiset kyselylinkit

Ohjeet lomakkeittain

Tekijäkysely

Tekijäkysely on tarkoitettu tieteen ja taiteen tekijöille, jotka osallistuvat instituuttien toiminnan sisältöihin. Tämä pitää sisällään muun muassa: tutkijat, taiteilijat, opiskelijat, kulttuurialan ammattilaiset ja asiantuntijat, työryhmät, toiminimet, yritykset. Mikäli kyseessä on esimerkiksi työryhmä, täyttää jokainen työryhmän jäsen kyselyn erikseen.

Kumppanikysely

Kumppanikysely on tarkoitettu instituuttien yhteistyökumppaniorganisaatioille, jotka toimivat tieteen ja taiteen mahdollistajina. Tämä pitää sisällään muun muassa: tutkimus- ja taideorganisaatiot, rahoittajat, välittäjäorganisaatiot, managerit, tutkijat, mesenaatit, galleriat ja museot sekä muut esityspaikat.

Instituutin itsearviointi

Instituutin itsearviointilomake täytetään kaikkien projektin tai toimintakokonaisuuksien kohdalla, joista muita tietoja kerätään.

Yleisökysely

Yleisökysely on tarkoitettu instituuttien toiminnan vastaanottajille. Tämä pitää sisällään muun muassa: yleisöt, laaja yleisö, media, kokijat, osallistujat, muiden alojen edustajat.