Ohjeita toiminta- ja tapahtumailmoituksen täyttämiseen

Jos et löydä vastausta kysymykseesi näistä ohjeista, ota yhteyttä Annu Webbiin: .

Yleisiä ohjeita

Ohjeet kysymyksittäin

Lomakkeella näkyvät kysymykset riippuvat valitusta tapahtumatyypistä eli kaikki kysymykset eivät näy samalla lomakkeella.

Yleisiä ohjeita

Mitä tietoja annetaan?

Tällä lomakkeella annetuista tiedoista kootaan koko instituuttiverkoston toimintaa ja tapahtumia koskevia tilastoja. Samalla instituutit voivat käyttää antamiaan tietoja oman toimintansa dokumentointiin ja mm. vuosikertomuksen laadinnan apuna. Annettujen tietojen tulisi tuoda konkretiaa instituuttiverkoston toiminnan tavoitteisiin ja vastata kysymykseen, mitä instituutit oikein tekevät.

Seuraavan kaltaisia toimintoja ei syötetä:

  • instituuttiverkoston tapaamisiin osallistuminen
  • säätiön hallituksen vierailut instituutissa
  • henkilöstön työmatkat, vierailut, koulutus ja osallistuminen tapahtumiin
  • organisaation kehitystyö
  • osallistuminen erilaisiin kokousiin esim. toiminnan suunnitteluun liittyen
  • apurahojen yms. hakeminen ja muut hallinnolliset prosessit

Nyrkkisääntö voisi olla, että lomakkeella ilmoitetaan sellainen toiminta, jota varten instituutti on perustettu.

Tarkoitus on, että instituutit ilmoittavat toimintansa mahdollisimman kattavasti. Jos tämä on kuitenkin liian työlästä, instituutin tulisi itse miettiä, mikä instituutin toiminnassa on keskeisintä ja jättää pois instituutin päämäärien kannalta vähiten tärkeät tapahtumat.

Kyselyn piiriin kuuluu myös mahdollinen instituuttia ylläpitävän säätiön toiminta Suomessa.

 

Muita yleisiä ohjeita

Tiedot syötetään suomeksi.

Annettujen tietojen tulee koskea vuotta 2020. Niistä toiminnoista tai tapahtumista, jotka ovat alkaneet jo vuonna 2019 tai jatkuvat vuodelle 2021, ilmoitetaan se osa, joka koskee vuotta 2020.

Esim.
Residenssi 1.12.2019–28.2.2020 -> residenssin pituus on 60 päivää (= 2 kk vuonna 2020)
Näyttely 15.11.2019–15.2.2020 -> kävijämäärä 2020 on puolet kokonaiskävijämäärästä

Samalla lomakkeella voi syöttää samanlaisia tapahtumia, jotka kuuluvat selvästi yhteen esimerkiksi aihepiirinsä tai ajankohtansa takia: konserttikiertue, luentosarja jne.

Esim. Jos yhtye X on tehnyt kymmenen konsertin kiertueen, nämä voi ilmoittaa yhdellä lomakkeella ja merkitä esityskerroiksi 10. Jos yhtyeet X, Y ja Z ovat tehneet jokainen 10 konserttia, näitä EI voi ilmoittaa yhdellä lomakkeella ja merkitä esityskerroiksi 30. (Näin siksi että tilastoja tehdessä näyttäisi, että ne ovat kaikki esiintyneet 30 kertaa.)

Isot tapahtumat (esim. katufestivaali) täytyisi jakaa osatapahtumiksi ja ilmoittaa niistä jokainen erikseen. Jos tämä on mahdotonta, samantyyppiset osatapahtumat voi ilmoittaa samalla lomakkeella (esim. keskustelutilaisuudet yhdella lomakkeella, konsertit toisella jne.).

Pyri välttämään Muu-kategorian käyttämistä. Valitse mieluummin jokin annetuista vaihtoehdoista, vaikka mikään vaihtoehdoista ei olisi täydellinen.

Annettuja tietoja voi muokata myöhemmin.

Kaikki annetut tiedot lähetetään instituutille excel-tiedostona seuraavan vuoden alussa. Jos tarvitsette tiedot excelinä aikaisemmin, voitte pyytää niitä osoitteesta .

Ohjeet kysymyksittäin

HUOM! Lomakkeella avautuvat eri kysymykset sen mukaan, minkä tapahtumatyypin valitsee. Kaikki tässä ohjeistuksessa luetellut kysymykset eivät sen vuoksi näy siinä lomakkeessa, jota olet parhaillaan täyttämässä.

Tapahtuman nimi

Kirjoita tapahtuman nimi tai, jos sellaista ei ole, lyhyt kuvaus tapahtumasta suomeksi. Kysymyksen tarkoitus on, että instituutti itse tunnistaa tapahtuman sen nimestä, ja myös että SKTI pystyy arvioimaan, onko tämä sellaista toimintaa, joka tulee ilmoittaa tällä lomakkeella.

Tapahtumatyyppi

Oikean tapahtumatyypin valinta on hyvin tärkeää, koska valittu tapahtumatyppi määrittelee, mitkä jatkokysymykset tulevat näkyviin.

Jos kyseessä on kaksi toisiinsa liittyvää mutta erityyppistä tapahtumaa (esim. taiteilijaresidenssi, jonka aikana on järjestetty näyttely, tai osallistuminen messuille ja keskustelutilaisuus samoilla messuilla), näitä ei voi ilmoittaa samalla lomakkeella.

Yritä löytää annetuista vaihtoehdoista parhaiten sopiva. Jos mikään ei sovi, valitse ”muu tapahtuma”.

Lisätietoa joistakin tapahtumatyypeistä:

  • Asiantuntijavierailussa instituutti järjestää ulkomaalaiselle asiantuntijalle tai vaikuttajalle vierailun Suomeen tai suomalaiselle asiantuntijalle tai vaikuttajalle vierailun instituutin toiminta-alueelle.
  • Instituutin esittelytilaisuus tarkoittaa kaikkia tilaisuuksia, joissa instituutti kertoo itsestään tai toiminnastaan. Tähän kategoriaan kuuluvat myös koululaisvierailut yms. instituutissa.
  • Messuosallistuminen tarkoittaa omaa osastoa tai yhteisosastoa toisen organisaation kanssa messuilla.
  • Residenssiksi lasketaan taitelijan tai tutkijan tms. yli viikon kestänyt oleskelu kohteessa. (Lyhyemmät jaksot merkitään pääsääntöisesti asiantuntijavierailuiksi.)
  • Verkottamistilaisuuksiin kuuluvat kaikenlaiset tilaisuudet, joiden pääasiallinen tarkoitus on saattaa ihmisiä yhteen. Tähän kategoriaan kuuluvat myös näyttelyjen avajaiset (jos instituutti ei ole osallistunut itse näyttelyn järjestämiseen tai jos avajaiset halutaan muusta syystä ilmoittaa omana tapahtumanaan), julkaisutilaisuudet ja juhlat.

Julkaisutyyppi tarkemmin

Julkaisutyypit perustuvat opetus- ja kulttuuriministeriön julkaisutyyppiluokitukseen. Tarkempi tieto siitä, mitä kukin julkaisutyyppi käsittää, löytyy täältä.

Blogit katsotaan tässä kyselyssä suurelle yleisölle suunnatuksi julkaisuksi. Katso, että Tapahtuman nimi -kentästä käy ilmi, että kyseessä on blogi. Yhden blogin kaikki kirjoitukset ilmoitetaan samalla lomakkeella.

Kirjoitusten lukumäärä

Merkitse tähän blogien ja muiden kirjoitussarjojen yksittäisten kirjoitusten määrä.

Kyseessä on tieteellinen toiminta

Merkitse rasti, jos kyseessä on tieteellinen toiminta. Tieteelliseksi toiminnaksi lasketaan tässä tieteelliseen tutkimukseen perustuva toiminta tai yliopistotasoinen opetus.

Tämä kysymys koskee lähinnä tutkimusta tekeviä tiedeinstituutteja (Rooma, Ateena ja Lähi-itä).

Tapahtuma liittyy TelepART-hankkeeseen

Tämä kysymys koskee TelepART-hankkeeseen osallistuvia instituutteja. Lisätietoa TelepARTista: www.applytelepart.com

Taiteen/tieteen ala tai muu aihepiiri

Taiteen/tieteen alaa tai muuta aihepiiriä kysytään kolmella eri kysymyksellä, joissa voi jokaisessa valita yhden vaihtoehdon. Yhteensä voit siis merkitä yhdelle tapahtumalle/toiminnalle kolme alaa/aihepiiriä. Jos aloja on useampi kuin kolme, merkitse kolme olennaisinta. Mieti siinä tapauksessa myös, oletko ilmoittamassa samalla lomakkeella useita eri tapahtumia, jotka pitäisi ilmoittaa jokainen omalla lomakkeellaan.

Taiteenalojen jaottelu perustuu Taiteen edistämiskeskuksen toimikuntajakoon.

  • arkkitehtuuri
  • elokuvataide
  • kirjallisuus
  • kuvataide
  • kuvitus ja sarjakuva
  • mediataide
  • monialainen taide
  • muotoilu
  • musiikki
  • näyttämötaide
  • sirkustaide
  • taidejournalismi
  • tanssitaide
  • teatteri
  • valokuvataide

Tieteenalojen listauksessa on otettu huomioon tiedeinstituuttien toiminnan painotukset, eikä kyseessä näin ollen ole yleispätevä tieteenalojen jaottelu:

  • arkeologia
  • antiikin historia
  • antiikin kielet ja klassillinen filologia
  • muut humanistiset tieteet (mm. filosofia, sukupuolentutkimus, etnologia)
  • keskiajan historia
  • luonnontieteet
  • muinaisen Lähi-idän tutkimus
  • musikologia
  • nyky-Lähi-idän tutkimus
  • suomen kieli
  • taidehistoria
  • teologia
  • uskontotiede
  • vieraat kielet
  • yhteiskuntatieteet (mm. sosiologia, kansainvälinen politiikka, journalismi, antropologia)

Muu aihepiiri:

  • koulutus: mm. koulutusvienti ja Suomen koululaitoksen esittely
  • monikulttuurisuus ja kulttuurien välinen dialogi
  • ruokakulttuuri
  • Suomi-tapahtuma: tapahtuma jonka (ensi- tai toissijainen) tarkoitus on lisätä tietoa Suomesta ja/tai suomalaisesta kulttuurista, historiasta jne. (Esimerkkejä Suomi-tapahtumista vuodelta 2017: 100 esinettä Suomesta -näyttely, joulupukin vierailu Unkarissa, Tale of Two Countries -verkkosivu)
  • yhteiskunta

Valitse ensisijaisesti jokin näistä vaihtoehdoista ja vaihtoehto ”muu” vain, jos mikään näistä ei yhtään sovi.

Tapahtumapaikka

Merkitse jokaisella tapahtumalle tai muulle toiminnalle ainakin maa(t), jo(i)ssa se on toteutettu. Voit lisäksi ilmoittaa omiin kenttiinsä kaupungin sekä tarkemman tapahtumapaikan (esim. museon tai teatterin nimi). Jos kyseessä on instituutissa toteutunut tapahtuma, merkitse tapahtumapaikaksi ”instituutti”.

Jos kyseessä on internetissä tapahtunut toiminta, merkitse Maa-kenttään ”internet”. Voit halutessasi merkitä tapahtumapaikaksi verkkopalvelun tai -sovelluksen, esim. Instagram.

Yleisömäärä

Merkitse tähän tapahtuman joko todennettu tai arvioitu yleisömäärä.

Yleisömäärällä tarkoitetaan keskustelutilaisuuden sekä konferenssin, seminaarin tai kollokvion kohdalla kuulijoiden lukumäärää (vrt. osallistujamäärä).

Messuosallistumisen kohdalla merkitään arvio osastolla kävijöistä.

Painetuille julkaisuille merkitään tähän painosmäärä. Blogeille ja muille nettijulkaisuille merkitään eri kävijöiden määrä sivustolla.

Jos tapahtuma esimerkiksi striimataan, laske yleisömäärään mukaan myös sitä netin kautta seuranneet.

Osallistujamäärä

Osallistujamäärällä tarkoitetaan keskustelutilaisuuden sekä konferenssin, seminaarin tai kollokvion kohdalla puhujien lukumäärää ja kurssien kohdalla opiskelijoiden lukumäärää.

Esityskertojen lukumäärä

Merkitse tähän samalla lomakkeella ilmoitettujen erillisten tapahtumien lukumäärä.

Kirjoitussarjojen tai blogien kohdalla merkitse tähän erillisten kirjoitusten lukumäärä.

Residenssin tai vierailun pituus

Merkitse luku vuorokausina. Yhden kuukauden residenssin voi merkitä 30 vuorokaudeksi, kuuden kuukauden residenssit 180 päiväksi jne. riippumatta todellisten päivien määrästä.

Ajankohta: alku- ja loppupäivämäärä

Merkitse tapahtumalle ainakin aloituspäivämäärä. Jos kyseessä on monta yksittäistä tapahtumaa, merkitse loppupäivämääräksi viimeisen tapahtuman päivämäärä.

Ensisijainen ja toissijainen kohderyhmä

Valitse tapahtumalle tai toiminnalle ensisijainen ja tarvittaessa toissijainen kohderyhmä. Keitä instituutti on yrittänyt erityisesti tavoittaa?

Huomaathan, että kohderyhmä ei ole sama asia kuin että tilaisuus on avoin tietylle ryhmälle (esim. opiskelijat konsertin kohderyhmänä). Ja toisin päin: tilaisuus voi olla kaikille avoin ja sillä yritetään silti tavoittaa erityisesti esim. alan ammattilaisia.

Suljetun tilaisuuden voi merkitä valitsemalla ensi- tai toissijaiseksi kohderyhmäksi kutsuvieraat.

Perustutkinto-opiskelija = lukiossa ylioppilastutkintoa opiskeleva, ammatillisessa oppilaitoksessa ammatillista perustutkintoa opiskeleva, ammattikorkeakoulussa alempaa tai ylempää korkeakoulututkintoa opiskeleva, yliopistossa alempaa tai ylempää korkeakoulututkintoa opiskeleva

Jatko-opiskelija = yliopistossa tohtorintutkintoa tai lisensiaatin tutkintoa opiskeleva

Instituutin rooli

Valitse annetuista vaihtoehdoista se, joka parhaiten kuvaa instituutin roolia. Jos useampi vaihtoehto sopii, valitse se, joka on listassa ylempänä. Jos instituutti on ollut tapahtumassa sekä aloitteentekijä että antanut (merkittävää) taloudellista tukea, mieti, voisiko instituutin katsoa osajärjestäjäksi.

Jos instituutin rooli on jokin muu kuin järjestäjä tai taloudellinen tuki, merkitse sille myöhemmin lomakkeessa vähintään yksi yhteistyökumppani.

Myönnetyt opintopisteet per opiskelija

Merkitse tähän se opintopistemäärä, jonka instituutti on määritellyt kurssille.

Sivumäärä

Merkitse julkaisun sivumäärä. Kirjoitussarjojen kohdalla merkitse kaikkien kirjoitusten yhteinen sivumäärä (suuntaa-antava arvio riittää).

Esiintyjä

Kirjoita yksi esiintyjä yhteen kenttään. Tämä on välttämätöntä, jotta ilmoitetuista esiintyjistä pystytään kokoamaan koko instituuttiverkoston kattava lista. Listan yksi tarkoitus on auttaa tulevaisuudessa mittaamaan instituuttien vaikuttavuutta.

Esiintyjä voi tarkoittaa eri tapahtumatyyppien kohdalla hieman eri asioita

  • näyttely: taiteilija jonka töitä esitellään
  • julkaisu: kirjoittaja
  • keskustelutilaisuus sekä konferenssi, seminaari tai kollokvio: puhuja
  • kurssi: kurssin vetäjä tai opettaja (jos niin ansioitunut henkilö että kannattaa mainita)
  • lukutapahtuma: kirjailija (jos itse paikalla)
  • residenssi: residenssissä ollut taiteilija tai muu henkilö

Henkilöistä kirjoitetaan pelkkä nimi (muodossa Etunimi Sukunimi), ei titteliä eikä mitään muuta kuvausta. Yhtyeistä/orkestereista/kollektiiveista yms. kirjoitetaan yhtyeen/orkesterin/kollektiivin yms. nimi, ei sen jäseniä yksitellen, ellei tähän ole erityistä perustetta.

Voit ilmoittaa yhdellä lomakkeella korkeintaan 15 esiintyjää. Jos esiintyjiä on enemmän, ilmoita 15 merkittävintä.

Yhteistyökumppani

Yhteistyökumppanilla tarkoitetaan organisaatiota, joka on osallistunut toiminnan tai tapahtuman järjestämiseen tai tukenut sitä taloudellisesti. Jos instituutin rooli on muu kuin järjestäjä tai taloudellinen tuki, tapahtumalla pitäisi olla vähintään yksi yhteistyökumppani. Jos kyseessä on asiantuntija-apu, merkitse yhteistyökumppaniksi asiantuntija-avun pyytäjä.

Yhteistyökumppaniksi lasketaan vain sellainen organisaatio, joka mieltäisi myös instituutin omaksi yhteistyökumppanikseen. (Jos on esim. TelepART-hankkeen puitteissa annettu tukea esiintymismatkaan, esityksen järjestäjät eivät ole lähtökohtaisesti instituutin yhteistyökumppaneita.) Jos esiintyjä itse osallistuu tapahtuman järjestelyihin, älä merkitse häntä yhteistyökumppaniksi vaan pelkästään esiintyjäksi.

Voit ilmoittaa yhdellä lomakkeella korkeintaan 10 yhteistyökumppania. Jos yhteistyökumppaneita on enemmän, ilmoita 10 merkittävintä.

Instituuttien ilmoittamista yhteistyökumppaneista kootaan yhteinen lista koko instituuttiverkoston yhteistyökumppaneista. Tämän työn helpottamiseksi yhteistyökumppaneiden ilmoittamisessa pyydetään ottamaan huomioon seuraavat asiat:

  • Kirjoita yksi yhteistyökumppani yhteen kenttään.
  • Kirjoita suomalaisesta organisaatiosta sen yleisesti käytössä oleva suomenkielinen nimi.
  • Kirjoita yhteistyökumppanin nimi sellaisessa muodossa, että se on ymmärrettävä myös ilman kontekstia (ei esim. pelkästään ”festivaali” tai ”biennaali”). Älä käytä lyhenteitä (ei siis SKR vaan Suomen Kulttuurirahasto).
  • Yliopistojen kohdalla riittää pelkkä yliopiston nimi. Jos haluat ilmoittaa myös esim. yliopiston laitoksen tai muun pienemmän yksikön nimen, ilmoita se samaan kenttään muodossa ”Yliopiston nimi, yksikön nimi” (esim. Helsingin yliopisto, maailman kulttuurien laitos).
  • Suurlähetystöt ilmoitetaan muodossa ”Suomen suurlähetystö, kaupunki” (esim. Suomen suurlähetystö, Lontoo).
  • Älä merkitse yksityiskumppaniksi henkilöitä.
  • Älä kirjoita yhteistyökumppanista mitään muuta kuvausta, esim. että kyseessä on pääjärjestäjä.

Lisätietoja

Tähän jätetyt lisätiedot ovat ensisijaisesti instituuttia itseään varten, eikä niitä voida ottaa huomioon, kun kaikkien instituuttien antamista tiedoista tehdään instituuttiverkoston tilastoja.

Jos sinulla on yleistä palautetta kyselystä tai huomaat esim. teknisen ongelman, ilmoitathan siitä sähköpostitse: .